A cobrança é uma parte inevitável de fazer negócios e ninguém pode evitá-la. No entanto, há uma maneira de transformar esse pesadelo em uma experiência positiva para o cliente e para a empresa. Saiba a melhor maneira de cobrar os clientes por e-mail.
Quem é seu devedor?
Muitas empresas tendem a enviar e-mails amigáveis quando querem que um cliente faça uma compra. E as mesmas empresas transformam-se em cobradores de dívidas frios quando o cliente compra e tem algum problema com o pagamento.
Apesar de muitos pagamentos serem feitos por meios eletrônicos e de o cliente ter um controle do processo de pagamento, em alguns casos o devedor não sabe que o pagamento deu problema Se a empresa começar a enviar e-mails grosseiros pode perder esse cliente.
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Regras de um e-mail básico de cobrança
Quando você envia seu e-mail de cobrança, você deve se concentrar primeiro no básico:
- Deixe claro quem você é e o que você quer;
- Qual é o valor devido;
- Qual é a data de vencimento do pagamento;
- Um link para fatura / configurações / opções de pagamento;
- Informações de contato.
Aqui está o exemplo de como cobrar os clientes por e-mail de maneira educada e neutra:
“Você precisa de ajuda?
Infelizmente, nossa tentativa para acessar seu cartão de crédito falhou. Hoje, seu saldo pendente é de R$45.00.
Por favor, atualize as opções de pagamento indo nas configurações. Nós iremos tentar acessar seu cartão de crédito novamente assim que você mudar as configurações.
Você pode ir nas configurações através do link: https://configurações…
Se você não atualizar suas opções de pagamento, nós iremos fazer mais duas tentativas com as informações atuais. Nós não queremos cancelar seus serviçOS mas caso você não complete o pagamento nos próximos 10 dias, nós teremos que cancelar.
Envie um e-mail para suporte@… para mais informações.
Obrigado”
Evoque emoções certas
As pessoas recebem e-mails que soam neutros diariamente. Se você quiser distinguir sua correspondência, você precisa fazer com que seu texto soe como uma conversa com uma pessoa e não com uma máquina.
Cobrança é uma situação delicada que evoca muitas emoções diferentes em seus clientes. Surpresa, raiva, vergonha ou frustração. Ao mostrar empatia em seu e-mail, você os ajuda a lidar com essas emoções e a ganhar sua gratidão e confiança.
Use a cobrança como uma oportunidade de experiência do cliente
A maioria das pessoas vê as cobranças como forma de recuperar o máximo de dinheiro possível. Claro, esse é o objetivo principal deste processo, mas, felizmente, a cobrança pode ser mais do que isso.
Ao cobrar os clientes por e-mail você pode mostrar a seus clientes que você deseja ajudar e que não deseja perdê-los como clientes. Isso cria um melhor relacionamento com seus clientes e ajuda você a ganhar confiança.
Envie e-mails curtos e positivos
Ao mandar o e-mail enfatize o que o cliente perderá se não fizer um pagamento. Isso e algo que pode ser incluído em todos os e-mails de cobrança que você envia. Há sempre um bom momento para lembrar os clientes sobre os benefícios da sua assinatura. Além disso, mantenha o e-mail curto, pois dificilmente o cliente vai ler um e-mail longo até o fim.
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E uma vez que você se atenha a essas regras para cobrar os clientes por e-mail, pode ter certeza de que não vai mais parecer um cobrador de dívidas. Sua comunicação de cobrança se tornará uma experiência positiva para seus clientes e você construirá um relacionamento duradouro com eles.
